在境外缔结合同:数字签约、电子签名和电子发票

施菲利

施菲利为比利时德沃福律师事务所的创始人与管理合伙人, 自2004年起作为比利时商事律师活跃于中国, 自1997年起具有布鲁塞尔律师从业资格。

在境外缔结合同:数字签约、电子签名和电子发票

5月24日星期二,上海达沃律师事务所的外国顾问Philippe Snel应邀担任小组发言人,主题是“以远程的方式安全缔约”。尤其是在近期上海封控期间,这是我们非常熟悉的话题。

这次在线网络研讨会是由丹中商业论坛(丹麦与中国)组织的,该平台专注于促进有丹中商业利益的公司、组织、高层管理人员之间的信息交流和联系。

在目前的新冠疫情限制措施下,入境中国仍受到非常严格的限制,此种政策的实施时间可能比人们预期的要长得多。

在境外缔结合同:数字签约、电子签名和电子发票

在我们的演讲中,我们提出了一些实用的建议和法律角度的建议,说明如何远程与中国公司进行谈判、缔结和管理合同:

1. 谈判:建立一个稳固的基础

  • 正确识别与谈的公司(查看营业执照);
  • 确定与你商谈的人的身份,并核实他/她在公司的权限;
  • 尽可能地避免或至少限制语言障碍;
  • 设定明确的沟通条款或规则;
  • 保持可核查的记录,首选中文沟通工具;
  • 用清晰明确的文字确认基本要点;
  • 对于重要的语音或视频沟通,可根据需求使用“录音”功能。

2. 缔结合同:确保合同的要素

  • 不能将订单或电子邮件当做合适的合同;
  • 合同的扫描件不能当做合同的充分证据;
  • 确保文件经适格的授权签字人签字,可以最终要求提供委托书;
  • 等等。

3. 履行:希望最好的结果,准备最坏的结果

  • 在合同履行的每个阶段保留证据(尤其对质量控制特别重要);
  • 详细说明每一种违约情况,并以辩证的方式进行确认;
  • 保持有序的沟通(避免冗长的电子邮件链,保持沟通渠道畅通,应用“四眼原则”)。
  • 等等。

达沃结语

作为本文的结尾,我们列出了如下关于安全缔约的备忘清单:

1. 你知道你在与谁商谈吗?你是否确定?

2. 相关人员是否被有效授权,从而为交易的目的与你接触?

3. 你是否清楚明白你想要什么,且对方也理解你的需求?

4. 对于上述所有情况,您是否有可查验和已留存的证据?

5. 您的合同是否可以根据中华人民共和国法律强制执行?

6. 您的合同是否约定了出现问题时所需的基本条款?

7. 如果事情没有按计划进行,你知道在中国寻求谁从而获得帮助吗?

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